Uitgaven categorieën simpel en handig uitgelegd

 Met het publiceren van mijn uitgaven categorieën van 2011 tot 2020. En nu met het publiceren van de cijfers van heel 2020 kreeg ik nogal wat vragen hoe ik dit voor elkaar kreeg en of het veel werk was. Hierbij een korte verdieping in hoe ik dit regel en hoe de categorieën tot stand zijn gekomen.

Excel

Laten we beginnen met te zeggen dat mijn voorkeur is om in excel te werken. Maar je kan het natuurlijk net zo goed in andere programma's voor elkaar krijgen, zoals bijv Google sheets of numbers van Apple. Het principe erachter is erg simpel, echter vergt het wel wat discipline om het vol te houden natuurlijk ;-). Ook zijn er handige programma’s die het voor je bijhouden zoals bijv YNAB of ander soorteigen tools (het zijn er ontelbaar veel, elk met zijn eigen voor en nadelen). Mijn voorkeur gaat uit naar Excel vanwege de flexibiliteit en het feit dat alle administratie van 10+ jaar hierin staat. 

Bepalen van categorieën

Het meeste werk zit hem in het bepalen van de categorieën die je wilt bijhouden. Want je dient voor jezelf te bepalen of je alles inzichtelijk wilt maken, of slechts een aantal posten. Wat is belangrijk voor jou? Dat kan ik niet bepalen. 

Zelf ben ik klein begonnen. Uitgaven zoals eten, hypotheek, huis, etc ben ik eerst inzichtelijk gaan maken. Maar met de jaren zijn daar categorieën bijgekomen zoals persoonlijke aankopen, kind, auto, etc. Dat houdt dan ook in dat van sommige jaren ik geen idee heb hoeveel ik eraan uit heb gegeven. Soms ben ik met terugwerkende kracht een categorie gaan toewijzen aan uitgaven, maar in veel gevallen start het spontaan in een jaar. 100% vergelijken is dan ook erg lastig over sommige jaren, maar vergelijken is pas interessant als je data hebt. Het is dus niet erg om pas per vandaag te beginnen met categoriseren. Het feit dat je wilt beginnen met het inzichtelijk brengen van je uitgaven is al een goede stap in de juiste richting! Leg de lat dan ook niet te hoog en begin met de standaard, niet discutabele, uitgaven zoals eten, hypotheek, huis etc.

Consequent doorvoeren en vasthouden

Zoals ik al aangaf is het vasthouden en doorvoeren van je administratie het belangrijkste om een goede vergelijking te kunnen maken. Zelf werk ik wekelijks/maandelijks de administratie bij waardoor het overzichtelijk is en ik ook nog kan herleiden waaraan ik iets heb uitgegeven met pintransacties, waardoor ik het ook in de juiste categorie kan plaatsen. Als er te lange tussenpozen in zitten heb je geen flauw idee meer wat je hebt gekocht waardoor je wellicht een verkeerde categorie eraan vast hangt. Stel ook duidelijk vast aan het begin wat je onderdeel vind van welke categorie. Eten bijv is bij ons alles uit de supermarkt, een etentje of afhaal is een aankoop in onze ogen. Ja strikt genomen is het eten, maar het is incidenteel. Of creëer een nieuwe categorie die de uitgavenpost het best weet te benaderen, afhaal bijv. Duidelijke regels vooraf zorgt voor een eerlijke vergelijking door de jaren heen.

Besluit hoe je de categorieën wilt meten

Zelf hebben we ervoor gekozen om op basis van maanden te werken, maar het kan ook handig zijn om het bijv op week of jaarbasis bij te houden. Het één sluit het ander natuurlijk niet uit, maar het is makkelijk om van week naar maand naar jaar te gaan dan van maand naar week. Ook dit is per situatie afhankelijk en is net waar jij je voorkeur bij legt.

Bouwen!

Nu is het tijd om dit toe te voegen in excel. Gelukkig zijn er op internet veel methodes al beschreven hoe je een categorie kan toevoegen middels gegevensvalidatie in excel op je uitgaven, wat mij weer scheelt typen. Als je dit eenmaal hebt gedaan in je excel document is het zaak te gaan groeperen op basis van de categorieën. Ook hier is gelukkig een hoop over te vinden want dat doe je middels de SOM.ALS functie in excel. Als je ook dit hebt gedaan heb je mooi inzicht in je uitgaven per week/maand/jaar afhankelijk van hoe je je spreadsheet hebt ingedeeld in een mooie tabel vorm. Meer is het niet! Het is eigenlijk erg simpel.

Grafieken tijd

En met tabellen is het tijd om mooie grafieken te maken om weer tot meer inzicht te komen. Zelf heb ik gekozen voor de staafdiagrammen die stapelen om zo duidelijker verschil tussen de jaren in te zien (ik vind deze grafiek alleen interessant van jaar op jaar omdat ik zoveel jaren aan data heb) maar dit kan natuurlijk ook op maand of week basis. Je kan het zo mooi maken als je zelf wilt en ook zo vaak veranderen als je wilt. De basis data zal gelijk blijven.

Conclusie

Alles valt en staat bij het goed neerzetten van de categorieën die je graag wilt hebben en ook bepalen hoe je deze wilt gebruiken evenals wanneer iets in een bepaalde categorie valt. Daarna is het een kwestie van consequent bijhouden en aanvullen op een tempo die voor jou geschikt is. Laat je vooral niet afschrikken door hoe excel of een ander programma werkt. Zoals ik hierboven aangaf is het slechts twee functies in excel om ermee aan de slag te gaan. De opmaak zoals grafieken zijn voor latere zorg, en wellicht wil je dit niet eens! 

Je hebt nu de basis gelegd voor je inzicht in categorieën en met de tijd zal deze alleen maar gaan groeien (echt waar). Budgetteren is één ding, maar inzicht in je uitgaven om je budget op bij te sturen is nog belangrijker!

Houden jullie al je uitgaven bij via categorieën?