vrijdag 15 juni 2012

Hoe ik de administratie doe #1: Papiermolen

Ik hoor vaak in mijn omgeving dat de administratie bijhouden als vervelend wordt bestempeld. Veel mensen laten het liggen tot op het laatste moment om rekeningen te betalen, of laten stapels groeien die ze 1x per zoveel maanden eens doorwerken. Persoonlijk vraag ik mij altijd af waarom.
In deze serie wil ik uit de doeken gooien hoe ik mijn administratie bijhoud en er ook nog plezier in heb.

Inkomende papiermolen
Tuurlijk iedereen is anders, en zal dit ook op een andere manier willen doen. Hier is niets mis mee, maar er zijn vanuit mijn optiek wel enkele punten waar je rekening mee moet houden om niet de stapel te laten groeien. Dit zijn mijn basisregels.

1. Komt een brief binnen open hem dan meteen, zodat je niet voor verassingen komt te staan.
2. Leg hem op een stapel die je elke dag ziet als je binnenkomt die je 1x per week (bijvoorbeeld weekenden) in de mappen opbergt. Zo hou je het overzichtelijk.
3. Is het een rekening? Meteen inplannen in je internetbankieren om over te maken per de datum dat het nodig is. Daarna kan die brief/rekening ook meteen opgeborgen worden met een notitie dat het betaald is.

Vooral dit laatste is iets wat veel voordelen heeft. Immers, je ziet niet meer de stapel met brieven of zaken wat nog uitgevoerd moet worden. Nee het is reeds gebeurd en je administratie is op orde. Dit alleen al geeft veel rust in je hoofd, want je hoeft er niet continue aan te denken. Bovendien kan je de betaling hierdoor ook niet meer vergeten waardoor aanmaningen meteen verleden tijd zijn, alsmede verhogingen.

Internet bankieren
Ik ken nog steeds mensen die dit niet fijn vinden om te doen, of bang zijn dat ze gehacked worden of iets anders gebeurd. Maar ik kan inmiddels wel beamen dat het toch wel erg fijn is om meteen bovenstaande zaken ingeregeld te hebben in plaats van acceptgiro's te creëren en ze vervolgens vergeten op de post te doen, of tegenwoordig niet meer de zekerheid te hebben dat de post zijn/haar werk doet! (Zeg niet dat het niet gebeurd want die dingen gebeuren helaas!) Ben je toch nog huiverig over internetbankieren hou dan de volgende regels aan:

1. Ga altijd zelf naar www.BANKNAAM.nl en verifieer aan de hand van het certificaat (standaard in alle browsers tegenwoordig in de adresbalk) dat dit echt de website is van de bank zelf.
2. Gebruik altijd een Incognito/inprivate browser functie van de browser. Hierdoor wordt niets opgeslagen en zijn alle instellingen/gegevens van je acties nadat je de browser sluit verwijderd.
3. Druk niet zomaar op mailjes! Ga altijd zelf naar de website toe via de browser
4. Hou je pc schoon en bezoek geen vreemde website.
5. Heb een werkende up to date virusscanner!

Al deze zaken helpen je al enorm. Tuurlijk, de website kan gehacked worden, servers in brand, criminelen die gegevens proberen te ontfutselen. Maar je kan er tegenwoordig vanuit gaan dat dit wel redelijk dicht zit. Immers vroeger hadden we ook criminelen die  de bank overvalt. Daar is niets anders aan.

Morgen zal ik mijn excelsheets online zetten en een korte uitleg geven hoe ik hierin al mijn bankzaken kan bijhouden om altijd te weten hoeveel ik kwijt ben voor alles :)



18 opmerkingen:

  1. Gelukkig heb ik geen moeite met de administratie bijhouden.
    Zodra de post er is ruim ik het meteen op in de juiste map.
    Voor de belasting heb ik ook 'n aparte map zodat ik alles meteen bij elkaar heb voor de belastingaangifte elk jaar.
    En als er wat betaald moet worden zet ik dat inderdaad ook meteen klaar bij internetbankieren.
    Maar ook ik hoor regelmatig mensen die moeite hebben met de administratie.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Bij mij gaat er zoveel automatisch daar heb ik geen omkijken meer naar. Er komt gewoon nog maar heel weinig post binnen. Ik kijk wel elke 2-3 dagen op bankrekening of er geen rare afschrijvingen zijn gedaan.
    Verder maak ik open wat binnenkomt, kijk of er meteen wat mee moet, zo niet dan gaat het in een la en rond 28st van nde maand bekijk ik of er iets betaald moet worden -of afgeschreven is- en doe de papieren in andere map. Die ruim ik 1x per half jaar weer in de tijdschrifthouders waarin alles gesorteerd it op huis, auto etc. Zo kost het mij de minste tijd en ik doe het al 20 jaar zo, alles is terug te vinden. En veel hoef je tegenwoordig niet meer op papier zelf te hebben dat kan je altijd nog nakijken/printen van de site.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Jup, als je alles netjes opruimt is het belastingwerk invullen ook een fluitje van een cent. Dat zien wij hier nu ook. Het is niet veel werk om het in te vullen of iets terug te vinden :)

      Verwijderen
  3. Brieven die toekomen open ik direct en hetgeen niet nuttig is vliegt direct in de papierbak. Overschrijvingen leg ik op tafel en als ik de laptop gebruik, doe ik de overschrijvingen via e banking. Ik geef de overschrijving in met memodatum zodat het geld een dag voor de uiterste betaaldatum toekomt bij de begunstigde. Daarna zet ik een streep over de overschrijving en schrijf er de datum op zo weet ik dat de overschrijving is 'ingegeven' via e banking. Daarna steek ik de ingebrachte overschrijving in een mapje. Ik controleer wel altijd of het te betalen bedrag op de opgegeven datum effectief is afgegaan van de rekening.Papieren die ik moet bijhouden om de belastingsbrief in te vullen, steek ik direct in een daartoe bestemd mapje : zo moet ik op het moment dat de aangifte moet gedaan worden niet gaan zoeken achter allerhande attesten en formulieren. Al bij al vind ik het administratieve in een huishouden best wel leuk om doen....

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Hi, hi. Even dacht ik dat je al je papieren in De Papiermolen wilde gooien. Hier in Groningen is dat het Openluchtzwembad.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Het kost inderdaad niet veel tijd en moeite als je het direct doet. Het moet gewoon een gewoonte worden, en dat is best te doen.

    Belastingbrief hiero? 5 minuten werk.

    Ik betaal wel niet met memodatum. Ik zie het geld liever direct van mijn rekening gaan zodat ik altijd weet hoeveel ik precies heb.

    Ben benieuwd naar je excelbestandjes. Ik ben daar nogal een freak in.

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Administratie is nooit leuk om te doen ook niet als je een bedrijf heb dan is de facturering een ramp.. om het makkelijk te maken heb je nu handige tools.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Heel positief is het om plezier te hebben in je administratie. Ikzelf kan erover meepraten want het wordt mij heel gemakkelijk gemaakt - en zo wordt het nog leuk ook!

    BeantwoordenVerwijderen
  8. Goede informatie hoor met handige tips. Ben stukke wijzer geworden van dit blog.

    BeantwoordenVerwijderen
  9. Inderdaad Patricia. Staat een hoop zinvolle informatie waar je veel aan hebt.

    BeantwoordenVerwijderen
  10. Bedankt voor het delen van de handige informatie! Ga er zeker gebruik van maken.

    BeantwoordenVerwijderen
  11. Sinds kort ben ik echt druk actief met online bankieren. In het begin vond ik het erg lastig om ermee om te gaan maar nu ik bijna alles via het internet doe vind ik het juist ideaal.

    BeantwoordenVerwijderen
  12. De administratie doen vind ik totaal niet erg. Ik moet eerlijk zeggen dat ik het nog niet goed op de rails heb maar het begin is er zeer zeker.

    BeantwoordenVerwijderen
  13. Als je het eenmaal doorhebt is het stukke eenvoudiger. Toch neemt het veel tijd in beslag!

    BeantwoordenVerwijderen
  14. Het neemt veel tijd in beslag, maar het is super belangrijk. Je krijgt een hoop problemen als je het niet doet.

    BeantwoordenVerwijderen
  15. Inderdaad Klaas. Het is daarom voor bedrijven fijn om het uit te besteden. Zo kunnen ze zich focussen op overige zaken.

    BeantwoordenVerwijderen
  16. Voor mensen die er moeite mee hebben is het van belang om een stappenplan te maken. Op deze manier kan je nooit iets verkeerd doen...

    BeantwoordenVerwijderen
  17. Dit zijn zeer waardevolle tips voor elk beginnende ondernemer. Pak altijd alles aan wanneer het binnenkomt. Zorg voor een financiële plan van aanpak om alles zo goed mogelijk in kaart te houden.

    Als dat vanaf het begin goed staat dan is er een stevige fundering aanwezig voor het bedrijf!

    BeantwoordenVerwijderen